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Last updated September 08, 2012 21:20, by tuxtor
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¿Como organizar eventos de Guatejug?


Después de discutir con algunos viejos y no tan viejos integrantes de las comunidades de Software en Guatemala, la mayoría de nosotros tiene la impresión de que a pesar de los años y logros pasados volvemos a cometer los mismos errores como si fuera el primer evento que realizamos. Creemos que estos errores se repiten porque nunca se ha establecido una base fácil de seguir para la estructura y realización de los eventos y en un contexto tan particular como el Guatemalteco, donde las opciones de espacio y financiamiento siempre son limitadas, esta guiá pretende crear una plantilla básica de los requerimientos mínimos y herramientas que pueden ser utilizadas para la creación de un evento tecnológico.

Para complementar esta guiá se recomienda consultar esta o esta y explorar otros puntos de vista al respecto.

Se aclara que esta guiá es solo un borrador y se agradecen los aportes de la comunidad ;).

Clasificación de actividades

Dentro de las posibles actividades de un evento se pueden identificar las siguientes, algunas más comunes que otras:

  • Conferencias/Charlas: Sesiones con duración máxima de una hora, generalmente utilizadas para exponer ideas, software nuevo, o como introducción a nuevas tecnologías.
  • Seminarios: Se componen de varias sesiones de trabajo similares a las conferencias con el objetivo de explorar más a fondo un tópico.
  • Talleres: Regularmente compuestos de uno o más sesiones al igual que los seminarios, la diferencia es que necesitan que los asistentes dispongan de equipo para implementar por si mismos el tema en discusión.
  • Hackatones: Maratones de desarrollo de código, generalmente duran de 12 horas a 2 días, pueden generarse dentro una temática en particular.
  • Installfest: Instalaciones de Software asistidas para demostración.
  • Foros: Exposiciones con más de un expositor a la vez para debatir sobre un tópico.
  • Reuniones comunitarias: Espacios dentro de un evento donde todos los espectadores aportan al mismo tópico.
  • Sesión de dudas y respuestas: Sesión exclusiva para preguntas por parte de los asistentes SIN un tópico previamente definido pero dentro de las temáticas del evento.
  • Exposiciones: Stands con exposición de un tópico permanente durante un evento, ideal para patrocinadores y comunidades de Software.

Formatos de evento

Un evento puede ser conformado de una o varias actividades descritas arriba, los formatos más comunes son:

Reuniones periódicas

Estas reuniones se realizan de manera periódica y pueden contener charlas, seminarios o talleres y funcionan como eventos de networking entre los miembros del grupo, en la mayoría de casos estas reuniones no superan las 30 personas y son las reuniones más comunes, generalmente se utilizan los medios ya disponibles para publicitar este tipo de actividades (website, redes sociales, lista de correo). Se recomienda organizar estas actividades con 3 semanas de anticipación.

Actividades sugeridas

  • Exposición de novedades - 15 mins, ideal para matar la espera por puntualidad tan típica en Guatemala :D
  • Sesión de dudas y respuestas - un máximo de 20 minutos
  • Charlas - Duración maxima de 1 hora

Actividades optativas

  • Seminarios: Pueden llevarse a cabo durante varias reuniones
  • Talleres: Pueden llevarse a cabo durante varias reuniones, pero necesitan equipo por parte de los asistentes o un espacio físico que lo incluya

Eventos técnicos

Eventos de mediano/gran alcance, con varios expositores durante uno o varios días, comúnmente denominados ferias tecnológicas. En este tipo de eventos se debe estar preparado para una asistencia mayor y un espacio físico mas grande. Generalmente se utilizan los medios ya disponibles para publicitar este tipo de actividades y ademas de esto se realiza un sitio web con el objetivo de dar una imagen concreta de la actividad.

Actividades sugeridas

  • Conferencias
  • Talleres
  • Seminarios
  • Exposiciones

Actividades optativas

  • Installfest
  • Foros
  • Reuniones comunitarias
  • Exposiciones
  • Hackatones

Eventos mixtos

Eventos con varias comunidades de Software, la organización suele ser similar a los eventos comunitarios pero con distintas temáticas en el evento, algunas divisiones comunes suele ser:

  • Desarrollo de Software
  • Educación
  • Comunidades
  • Herramientas administrativas
  • Entornos de trabajo

Material publicitario

Usar a conveniencia:

Si se cuenta con apoyo en el diseño de la publicidad (tan escaso en comunidades de Software) se recomienda establecer una licencia que permita el uso indiscriminado del material (como CC-BY-SA) y cuando sea posible el uso de formatos abiertos para su re utilización por los menos habilidosos en cuestiones de diseño gráfico.

Herramientas de organización

Con la gran disponibilidad de herramientas se hace difícil decidir cual es el medio mas adecuado para realizar las actividades previas a un evento, se sugiere:

  • Discusión: Elaborar la discusión previa al evento en un medio de comunicación con registro, puede ser una lista de correo o un foro (lista de correo Guatejug)
  • Registro de avances en la organización: Debe ser un medio accesible y que ofrezca visibilidad inmediata. Se recomienda una pagina de Wiki por reunión o evento y se sugiere el uso del formato presentado abajo para la verificación de avances, java.net utiliza el formato tradicional de MediaWiki.
  • Almacenamiento de archivos: Eventualmente es necesario disponibilizar archivos, slides y material publicitario, se recomienda utilizar el repositorio de archivos del grupo http://java.net/projects/guatejug/sources/guatejug-files, cualquiera del grupo puede solicitar permisos de commit como Content Developer y pueden solicitar asesoría a los administradores (listado de miembros y contacto).
  • Streaming: Por el momento no ha existido un encargado permanente de streaming, cuando exista, se recomienda el uso de Landell.

Modelo de pagina de organización

Fecha: 08/08/2012
Lugar: -Direccion exacta-
Expositor: Juan Chapín
Biografiá expositor: Le gustan los shucos

Actividad Fecha Limite Responsable(s) Estado Observaciones
Confirmación del lugar 88/88/8888 Pedro Paco de la mar (mail@example.org) Pendiente Se recomienda confirmarlo con 15 dias de anticipacion para realizar la publicidad con tiempo
Confirmación del expositor 88/88/8888 Pedro Paco de la mar (mail@example.org) Completado Se recomienda confirmarlo con 15 dias de anticipación para realizar la publicidad con tiempo
Elaboración de publicidad 88/88/8888 Pedro Paco de la mar (mail@example.org) Completado Se recomienda confirmarlo con 10 días de anticipación para una difusión adecuada
Publicacion del evento 88/88/8888 Encargado CMS, encargado facebook, encargado identi.ca, encargado twitter, contactos universitarios Completado Deberá ser realizado inmediatamente después de completar la publicidad del evento y cada encargado decide con que periodicidad difunde la información, a los contactos institucionales se les recomienda imprimir un par de afiches y colocarlos en sus instituciones, son de mucha ayuda.
Encargado de audiovisuales 88/88/8888 (fecha del evento) Pedro Paco de la mar (mail@example.org) Confirmado Cañonera, amplificacion, streaming, etc.
Encargado dia del evento 88/88/8888 Pedro Paco de la mar (mail@example.org) Confirmado El que debe llegar temprano el día del evento

Codigo Wiki

Fecha: 08/08/2012 <br />
Lugar: -Direccion exacta- <br />
Expositor: Juan Chapín <br />
Biografiá expositor: Le gustan los shucos <br />

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! Actividad
! Fecha Limite
! Responsable(s)
! Estado
! Observaciones
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| Confirmación del lugar
| 88/88/8888
| Pedro Paco de la mar (mail@example.org)
| Pendiente
| Se recomienda confirmarlo con 15 dias de anticipacion para realizar la publicidad con tiempo
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| Confirmación del expositor
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| Pedro Paco de la mar (mail@example.org)
| Completado
| Se recomienda confirmarlo con 15 dias de anticipación para realizar la publicidad con tiempo
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| Elaboración de publicidad
| 88/88/8888
| Pedro Paco de la mar (mail@example.org)
| Completado
| Se recomienda confirmarlo con 10 días de anticipación para una difusión adecuada
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| Publicacion del evento
| 88/88/8888
| Encargado CMS, encargado facebook, encargado identi.ca, encargado twitter, contactos institucionales
| Completado
| Deberá ser realizado inmediatamente después de completar la publicidad del evento y cada encargado decide con que periodicidad difunde la información, en el caso de contactos institucionales la simple impresión de un afiche es suficiente y de gran ayuda.
|-
| Encargado de audiovisuales
| 88/88/8888 (fecha del evento)
| Pedro Paco de la mar (mail@example.org)
| Confirmado
| Cañonera, amplificacion, streaming, etc.
|-
| Encargado dia del evento
| 88/88/8888
| Pedro Paco de la mar (mail@example.org)
| Confirmado
| El que debe llegar temprano el día del evento
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¿Puedo colaborar con Guatejug? ¿Porque lo hacen?

En Guatejug nos encanta recibir gente nueva y siempre necesitamos manos que ayuden en las tareas, no es necesario ser un desarrollador avanzado para colaborar con nosotros, si deseas colaborar con Guatejug puedes contactarnos por la lista de correo, o nuestras redes sociales.

Cada uno de los miembros de Guatejug tiene su propia motivación para apoyar voluntariamente pero en general somos gente que nos gusta Java, nos gusta compartir conocimiento, nos gusta aprender de los demás y creemos en la tecnología como una forma más de ayudar a nuestro país.

Encargados actuales

Contactos institucionales/Apoyo difusión en centros educativos

 
 
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