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Last updated November 22, 2013 17:58, by watchdog
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Watchdog Projekt Controlling im Projekt einführen

Durch Projektcontrolling erhalten sie und ihre Keyplayer TRANSPARENZ. Status und Fortschritt sind kein Orakel mit nichts sagenden Grüntönen mehr, sondern basieren auf echten Fertigstellungsgraden. Sie justieren ihr Projekt von der frühen Phase an. Ihre Lieferanten haben klare Zielvereinbarungen, Tätigkeiten können so schneller anerkannt werden und sorgen für gleichberechtigte Partnerschaft auf Basis von Fakten.

So hoch diese Werte auch sind, rechnen sie auch mit Widerständen:

  • Projektleiter, die gerne persönliche Ziele verfolgten und Angst um ihre Claims haben.
  • Lieferanten, die gewohnt sind, abzubuchen oder Sublieferanten zu verstecken, als sich an ihren Zielen messen zu lassen.
  • Teammitglieder, die sich gerne in der Masse verstecken, statt sich zu klar übertragenen Zielen zu committen.
  • Manager, die gerne Rahmenbedingungen ändern, ohne die Konsequenzen wissen zu wollen.

Watchdog (...wie jedes Controlling- oder SCRUM- Werkzeug) einzuführen, ist ein Veränderungsprozess, für ihr Team und für sie! Rechnen sie mit Fragen und informieren sie offen! Fakt ist, sie helfen so, das Projektziel vor Einzelinteressen zu stellen.

Sie helfen so allen, gemeinsam erfolgreich zu sein.

"... was hast du verbraucht?" verbannen

Der größte Irrglaube vieler Toolanbieter ist, Verbräuche könnten als Attribut einer Story im Daily Scrum erfasst werden: Vor einer Gruppe von Menschen neigen Individuen zur positiven Untertreibung. Die in diesem Umfeld genannten Verbrauchs-Werte sind für ein Kostencontrolling völlig wertlos. Schlimmer, ihre Productowner sind verwirrt und zweifeln die echten Projektkosten ihrer Teams an! Daher mißt Watchdog keinen Verbrauch pro Story, sondern holt sich den Teamverbrauch aus den Tätigkeismeldungen pro Teilprojekt für die Berechnung der Velocity. Damit gewinnen sie einen echten Überblick über alle Kostentreiber, die ihr Team belasten: Abstimmungsmeetings, Management-Reports, Risiko Management oder einfach nur dem Teamkollegen bei seiner Story helfen ("... ich kann dir nicht helfen, dafür hab ich keine Story!" :-) ...

Ich habe in 14 Jahren als Projektverantwortlicher noch keinen Mitarbeiter kennen gelernt, der punktgenau einen Verbrauch pro Tätigkeit ausweisen konnte. Stecken sie diese Controlling Energie besser in die Lösung und akzeptieren sie 5% menschliche Unschärfe! Eine Ausweisung von individuellen Verbräuchen pro Aufgabe würde darüber hinaus eine in großen Unternehmen verbindliche Betriebsratsfreigabe eines Tool unmöglich machen.

Für mich ist die Frage nach Verbräuchen im Daily Scrum ein Sakrileg!

Wie steuere ich dann große, verteilte Teams? Durch die Kopplung der Verbräuche bietet Watchdog auch die Möglichkeit, die Verfügbarkeit (Durchschnitt!) von Personen zu berücksichtigen. Damit kann eine Prognose der echten Fertigstellung erfolgen, die zum Schutz vor Überlastung verwendet werden kann - gerade bei Personen, die parallel in mehreren Teams unterwegs sind. Dies ist Aufgabe des Scrum Masters: "Schaffst du das wirklich noch? Du hast dich in diesem Sprint doch schon zu anderen Zielen verpflichtet!".

Mit dieser Prognose ist auch eine einfachere Eskalation in Richtung Projektleitung möglich, um Ressourcenkonflikte besser aufzulösen und Mitarbeiter als auch Projektleiter vor sich selbst zu schützen. Letztendlich schützen sie so auch die Methode, da sonst agile Kennzahlen leicht korrumpiert werden können...

Echte Scrumboards sind cool

..genau! Die beste Lösung für Transparenz im SCRUM ist ein Board an einem festen Ort, an dem sich das Team regelmäßig trifft. Genau so sind wir vor drei Jahren gestartet... und für ein Team ist ein physisches Board genau meine Empfehlung für das beste SCRUM Feeling.

Bei verteilten Teams, mehreren SCRUM Teams oder Product Ownern, die in andere Projektkulturkreise berichten müssen, werden Fertigstellungsgrade auf Knopfdruck und Mechanismen zur Steuerung / zum Lastausgleich großer Teams benötigt. Ist dabei Kostencontrolling ein Berichtsaspekt, ist Watchdog hier genau die richtige Antwort, um den Kopf wieder frei zu bekommen für die Menschen im Projekt.

Watchdog unterstützt von der Backlogplanung an die Fertigstellung Sprint für Sprint auf Basis eines allen Projektbeteiligten / Rollen zugeschnittenen SCRUMBOARDs. Für mehrere Projekte auf einem Mandanten oder in parallelen Mandanten pro Projekt und Server.

  

Ihr Firmenvertreter steuert die eigenen Ressourcen als Firmenadministrator selbst!

Das Watchdog Berechtigungskonzept sieht den Dienstleistervertreter als denjenigen vor, der vom Projektadministrator eingestellte Aufgaben(pakete) seinen Mitarbeitern selbst zuweist. Achten sie also bei der Vergabe von Rechten darauf, den Firmenadministrator dem externen Dienstleistervertreter zuzuweisen. Er kann dann alle Hoheitsaufgaben seiner Firma ohne den Eingriff des Projektadministrators durchführen. Bei mehreren Dienstleistern in einem Projekt arbeitet jeder Lieferant in einem eigenen, geschützten Bereich, ohne auf Contollinginformationen anderer zugreifen zu können.

Der Firmenvertreter entscheidet, ob er zentral alle für den Auftraggeber notwendigen Informationen zur Anerkennung seiner Dienstleistung selbst eingibt oder seine Mitarbeiter anweist. Wichtig für sie als Auftraggeber ist, dass sie entsprechend der von ihnen definierten Rahmenbedingungen die Leistung abnehmen können. Diese Regelung hat sich bereits mit mehr als 30 namhaften Dienstleistern auch in Rücksprache mit anfangs besorgten Vertrauenskörpern bewährt.

Gut ist ebenfalls, dass Watchdog keine Auswertung von personenbezogener Leistung ermöglicht und so auch Bedenken von Betriebsräten Rechnung trägt. Die Informationen im Watchdog Tätigkeitsbericht enthalten nicht mehr Informationen, als herkömmliche Tätigkeitsberichte namhafter Firmen.

Budgetjahr: Neues Projekt für Folgejahr anlegen (MeinProjekt2012 -> MeinProjekt2013)

Große Unternehmen orientieren ihren Budgetfluss an Bilanzierungsjahren. Daher sind Auswertungen in Watchdog ebenfalls auf das Berichtsjahr optimiert - ein Kompromiss zwischen Projektmanagement und Controlling. Zum Jahresabschluss kann ihr Projekt als neues Projekt in das Folgejahr übertragen werden.

Nach dem Jahresabschluss können sie über PROJEKTEINSTELLUNGEN->Element Projekteinstellungen (Menü)->NEUES PROJEKT ANLEGEN Kerndaten aus ihrem abgeschlossenen Projekt in das Folgejahr übertragen. Ein Wizard unterstützt sie hierbei.

Schulungsbedarf?

Watchdog ist nicht profitorientiert. Ich vermittle gerne Kontakt zu Studenten, die sie und ihr Team fit für den Hund machen.

 mailto:watchdog@gmx-topmail.de
 
 
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